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Fanny Undritz

Fanny Undritz
Studienganag Illustration
5.Semester, HAW Hamburg

Office Manager (m/w/d) TZ 25h/Woche

Das erwartet dich

 

Als Teil unseres Backoffice Teams behältst du immer den Überblick und verantwortest den reibungslosen Büroalltag – von Abläufen über Ausstattung bis zur positiven Atmosphäre – und erkennst Handlungsbedarf, bevor er zum Thema wird.

Als zentrale Anlaufstelle managst du mit professioneller Begeisterung externe Dienstleister, Bestellungen, Anrufe, den Empfang und einiges mehr, damit sich unser gesamtes Team, unsere Mandanten und Besucher rundum wohl fühlen. 5 Stunden pro Tag, verteilt von Montag bis Freitag.

Deine Vorteile:

  • Moderne Arbeitsweise: Schnell, papierlos, digitale Tools und Schnittstellen
  • Umfangreiche Einarbeitung: Dein erfahrenes Team zeigt dir alles, was du brauchst
  • Zentrale Lage: Optimale Anbindung für deinen Arbeitsweg
  • Urlaub: 30 Tage + 6 zusätzliche freie Tage
  • Mobilität: Komplettübernahme deines Deutschlandtickets
  • Finanzielle Unterstützung: Nettolohnoptimierung und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Wertschätzung und Vertrauen: Wir begegnen uns auf Augenhöhe
  • Teamzusammenhalt: Offene Kommunikation und starker Zusammenhalt
  • Firmenevents: Gemeinsam Erfolge feiern und entspannen
  • Gesunde Arbeitsplätze: Ergonomische Ausstattung für dein Wohlbefinden

Das erwartet Dich:

  • Erste Anlaufstelle für Team, Anrufende und BesucherInnen in vielen organisatorischen und administrativen Fragen – von der täglichen Post bis zur Weihnachtsdeko.
  • Halte den Büroalltag am Laufen – du sorgst dafür, dass das Drumherum bestens organisiert ist, das Team sich wohl fühlt und das Büro einen einladenden Eindruck macht.
  • Steuerung externer Dienstleister (Handwerker, Caterer, Lieferanten etc.), Ausführen von Bestellungen, managen des Empfangs: Bringe dich vielseitig ein und hilf uns, noch besser zu werden.
  • Bring uns dahin, wo wir hinwollen: Bei der Übernahme von Reisebuchungen (Bahn, Flug und Hotel) sowie Unterstützung bei der Organisation von internen Events/Schulungen.
  • Auch in unseren stark digitalisierten Arbeitsprozessen behältst du den Überblick, schaffst Struktur und bringst eigene Verbesserungsvorschläge ein.

Du bringst mit:

  • Erfahrung im Office Management, Teamassistenz, Empfang oder einer vergleichbaren Position – idealerweise in einer Kanzlei, Beratung oder einem professionellen Dienstleistungsumfeld
  • Hilfsbereitschaft und Dienstleistergedanke – aber auch die Fähigkeit zu priorisieren und zu entscheiden.
  • Eigeninitiative, Engagement und den Blick fürs Detail durch den du sofort merkst, wenn etwas fehlt oder nachbestellt werden muss.
  • Zeitliche Flexibilität in der Empfangstätigkeit mit den Besetzungszeiten: Mo. – Do. 8:30 – 17:30 Uhr, Fr. 08:30 – 16:00 Uhr. Jeweils 5 Stunden nach vorheriger Absprache, mit Abdeckung der Randzeiten.
  • Deutsch fließend (C1), gutes Englisch (mind. B1)
  • Sichere MS Office Kenntnisse, Erfahrung mit DATEV wünschenswert

 

Wenn Du Office Management nicht als Verwaltung, sondern als aktive Rolle mit Anspruch, Wirkung und Verantwortung verstehst und mit Enthusiasmus, Engagement und ausgeprägtem Qualitätsverständnis arbeitest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Gutes Miteinander – wir machen’s einfach.

Willst Du auch mitmachen? Dann melde Dich bei Nils (HR).

Du kannst noch nicht alles, willst aber? Bewirb Dich trotzdem – wir wachsen gemeinsam!

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